Protetto: Beach&Love 2019, ecco come abbiamo coordinato un evento in spiaggia rendendolo liscio e senza intoppi, come fossimo stati in una sala convegni

 

Quando Salvatore Russo e Giulia Bezzi, organizzatori di Beach&Love, ci hanno contattati anche per questa edizione 2019, ne siamo stati entusiasti.
Beach&Love, infatti, non è  la classica convention in una sala meeting o in un teatro, ma una giornata di alta formazione digital organizzata all’aperto, nella cornice informale dell’Attilio Beach.

Uno degli stabilimenti balneari più apprezzati della Riviera Romagnola, Attilio Beach, nasce nel 1951 da una semplice idea della famiglia Foli: prendere in concessione un appezzamento di spiaggia fino allora in disuso e trasformarlo in uno stabilimento moderno ed elegante.
Oggi Attilio Beach è una struttura ricettiva a cinque stelle che offre, oltre alla possibilità di affittare un ombrellone per la stagione balneare, anche un eccellente servizio di ristorazione in un ambiente semplice ed elegante, animazione per i più piccoli e impianti sportivi in spiaggia.

Beach&Love si è svolto in punti diversi dell’Attilio Beach: da un’area appositamente riservata, i partecipanti si sono spostati sulla sabbia per continuare alcune attività in spiaggia.

Cosa volevano ottenere Salvatore e Giulia da Stravideo?

In questa situazione particolare, Giulia e Salvatore avevano necessità di avere:

  • Un evento impeccabile sotto tutti i punti di vista, senza fastidi per i partecipanti e con zero intoppi nella sua realizzazione, nonostante la location fosse uno stabilimento balneare frequentato anche dagli abituali clienti.
  • Un videoteaser bello ed accattivante, che presentasse l’evento anche a chi non aveva partecipato e invogliasse a scoprire lo spirito tranquillo e brioso nel quale è possibile fare formazione durante Beach&Love.

Un evento all’aperto presenta alcune difficoltà tecniche particolari, vediamo quali sono.

Essendo in uno stabilimento balneare molto frequentato da clienti abituali e, non solo dai partecipanti all’evento, sarebbe stato impossibile collocare le casse audio in tutte le zone dello stabilimento, perché avremmo arrecato disturbo al normale svolgimento delle attività di Attilio Beach.

Per questo motivo, abbiamo deciso di circoscrivere l’audio e focalizzarci sulla zona nella quale si trovavano i partecipanti ad ascoltare gli interventi dei relatori, sistemando le casse in maniera che in quell’area si udissero perfettamente tutti gli speaker, appositamente microfonati, come se fossimo all’interno di una sala.

Altra difficoltà che abbiamo dovuto tenere in considerazione è la luce naturale del sole, normalmente presente all’aperto.
Essa, infatti, può costituire una difficoltà e creare disagi nel vedere bene le presentazioni dei relatori che scorrono sullo schermo mentre parlano.
A questo proposito, abbiamo optato per uno speciale monitor da 100 pollici che permettesse la visualizzazione dello schermo anche in questa circostanza, invece di fare affidamento sul classico proiettore che utilizziamo solitamente in ambienti al chiuso.

Il lavoro di Stravideo per Beach&Love

Mentre parte della troupe si dedicava alla cura degli aspetti audio e gestione dei contenuti, in modo che l’evento si svolgesse senza intoppi, l’altra parte dello staff tecnico si è occupata di girare le immagini utili alla realizzazione e al montaggio del Teaser, in modo da non interferire con le attività  dell’evento.

Inoltre, sono state raccolte le testimonianze e le interviste di relatori e partecipanti, che hanno lasciato un proprio feedback sulla giornata. I risultati finale sono stati un evento brioso e scorrevole, facile da seguire per chi era presente, e un Videoteaser.
Se vuoi saperne di più, leggi quello che Giulia e Salvatore dicono di noi.