Come evitare una location da incubo per il tuo evento

La scelta della location influisce notevolmente sulla qualità dell’evento, puoi avere i migliori relatori e contenuti di alto livello ma se non sei in grado di accogliere nella giusta maniera i partecipanti otterrai solo feedback negativi.

Questo vuol dire che qualsiasi evento futuro tu organizzi dovrai faticare più del solito per riacquistare la credibilità e la fiducia che ti sei giocato scegliendo una location da incubo.

Scegliere la location del proprio evento formativo non è un passo da poco, sono infatti tanti gli aspetti da valutare, vediamo alcuni aspetti che devi sempre considerare prima di fare una scelta:

I criteri iniziali per selezionare la location

Il primo aspetto da valutare nell’organizzare un evento formativo di qualsiasi genere è capire il numero di persone che parteciperanno, le esigenze di 20 persone sono infatti molto diverse da quelle di 200.

Stabilisci un numero di persone massimo e punta a riempire la sala, lasciare ampi spazi vuoti dà infatti un’impressione negativa.

Se non sei in grado di stabilire in maniera precisa il numero dei partecipanti trova un paio di location dalle dimensioni differenti, mettendole in preallarme: per esempio una che va da 10 a 50 e l’altra da 60 a 200.

Un altro punto importate è determinare la portata del tuo evento, se organizzi un convegno per pochi (cittadino o regionale) oppure un evento di carattere nazionale avrai esigenze diverse.

In particolare nel caso il tuo evento veda la partecipazione di persone da tutta Italia, scegli una location in buona posizione, facilmente raggiungibile da chi si muove con i mezzi pubblici o con la propria auto.

Se organizzi un evento giornaliero e lo realizzi in provincia di Trapani, vista la distanza e la complessità dei collegamenti per raggiungere la località (nonostante la bella gente del posto e le spiaggia stupende, per non palare della buona cucina), non sperare di avere successo!

Fai in maniera tale che la location si trovi nelle immediate vicinanze dell’uscita autostradale, ma nello stesso tempo ben collegata con l’aeroporto o la stazione dei treni.

I requisiti indispensabili che deve possedere

Individuata la location prima di confermare la scelta ci sono degli aspetti importanti che determinano all’80% la riuscita dell’evento.

Se pensi che sia sufficiente trovare una saletta per pochi oppure una grande sala per più partecipanti senza curare i servizi solo per risparmiare, evita di organizzare un evento!!

Spesso quello che risparmi dalla sala lo rimetti tutto in service esterni: a meno che non si punti su un discordo di qualità ed originalità!

Innanzitutto devi verificare che nello stesso giorno in cui si svolgerà il tuo evento non vi siano altri eventi simili in programma che potrebbero confondere le idee agli utenti partecipanti.

Per evitare possibili problemi e imprevisti concorda con la struttura mezza giornata antecedente alla data dell’evento, per organizzare la sala a dovere e non fare cose improvvisate la mattina presto.

Assicurati che la struttura abbia a disposizione altri spazi oltre a quelli dell’evento, dove le persone possono incontrarsi, confrontarsi e trascorrere momenti di pausa.

Non devi infatti sottovalutare l’importanza delle pause nell’evento formativo, non sperare di spremere gli utenti dalla mattina alla sera come un pompelmo.

Il coffe break consente di rilassarsi e recuperare le energie per continuare a seguire con la massima attenzione ogni intervento.

Inoltre le pause caffè rappresentano un incredibile occasione di interazione tra i partecipanti, un valore aggiunto per il tuo evento perché permette di creare relazioni professionali a tutto vantaggio dei tuoi eventi futuri.

Se è un evento dove partecipano centinaia di persone considera che ad ogni pausa ci sarà la calca di gente alla cassa del bar e se trovano solo una persona a servirli i partecipanti attenderanno anche 15 minuti prima di prendere un caffè, nel frattempo il convegno è già iniziato.

Sarà il caso di far mettere un paio di persone in più? Stessa cosa vale in altre situazioni simili, magari verso l’ora di pranzo.

Quando la tecnologia fa la differenza

In base al tipo di evento valuta la connessione ADSL messa a disposizione della struttura e la relativa connessione Wi-Fi. Chi partecipa ad un evento infatti chiede sempre come prima cosa una connessione gratuita per utilizzare tutti i dispositivi che si portano dietro (smarphone, tablet, pc).

Fatti mettere per iscritto le connessioni contemporanee garantite ed il tipo di velocità, lo scorso Febbraio sono stato ad un convegno sulla tecnologia ed internet (non me ne voglia l’organizzatore) ma visto l’afflusso di utenti in sala, nessuno ha potuto vedere o navigare con la connessione Wi-Fi messa a disposizione.

Comunque, stacca sempre la connessione del pubblico in sala da quella riservata per i relatori, due connessione separate!!!!!

Un altro elemento fondamentale è la presenza di angoli dove le persone possano ricaricare i vari device (smartphone, tablet, pc), inoltre fatti dare dalla struttura dei punti di corrente dedicati solo ai vari service video e audio, per evitare che qualche partecipante possa staccare la corrente bloccando l’intero evento.

Se nel tuo evento sono previste delle slide da proiettare ci sono 3 cose importanti che devi sapere:

1) Assicurati che ci sia nella struttura un buon proiettore con connessione HDMI oppure VGA meglio se dell’ultima generazione che ne determina qualità dell’immagine trasmessa, luminosità e contrasto.

2) Controlla la posizione dello schermo, evita location dove il pannello è più basso del primo utente della prima fila coprendo completamente la visione a coloro che sono indietro. In fase di sopralluogo consiglio vivamente di testare questo aspetto andando in fondo alla sala per testare se l’ultimo della fila vede le proiezioni.

Mi è capitato di assistere ad un convegno con un proiettore posto a un metro da terra ma con la sala lunga 40 metri.

L’ultimo della fila NON vedeva assolutamente nulla alimentando discussioni (di cosa ti lamenti poi?). Evita inoltre di posizionare lo schermo dietro al relatore, creeresti problemi non solo agli utenti in sala ma anche alle registrazioni video.

3) Il proiettore deve essere assolutamente predisposto in sala e non improvvisato con un soprammobile posto dove tutti possano creare confusione, ma bensì posizionato verso l’alto.

Controlla inoltre il livello del segnale telefonico dei vari operatori telefonici, e se ci dovessero essere problemi comunicali in tempo ai partecipanti, raggiungere un evento ed accorgersi che il proprio telefono è sprovvisto di linea telefonica non è il massimo, ma ti assicuro che è un vero problema se uno deve seguire un corso e magari aspetta una telefonata importante!!