Tutto quello che una piattaforma professionale deve avere

Quando parliamo di eventi digitali spesso, la prima cosa che ci viene in mente, sono le piattaforme per realizzarle.

Anche se è sbagliato pensare che sia sufficiente scegliere la piattaforma migliore per portare un evento al successo, è sicuramente vero che è proprio questo strumento a permettere la connessione di relatori e spettatori in un unico luogo virtuale.

Ma in realtà le funzioni richieste dalla piattaforma possono essere anche molto più avanzate.

Pensiamo, per esempio, ai semplici eventi di formazione. In questa situazione specifica c’è un relatore che parla e degli spettatori che da casa vogliono fare delle domande. Oggi vediamo ancora relatori che utilizzano Zoom e che si fanno interrompere ogni volta da chi vuol fare delle domande, questo perché utilizzano una piattaforma che non è nata per fare formazione.

In questo articolo vedremo quali sono le principali funzioni che una piattaforma può avere e come utilizzarle a seconda dei contesti di utilizzo, sia per quanto riguarda piattaforme utilizzate per realizzare eventi in sala, ibridi o da remoto.

Piattaforma web based o software?

La prima importantissima distinzione che occorre fare è sulle due modalità di utilizzo delle piattaforme:

• piattaforme web based utilizzabili tramite browser
• software da installare sul proprio dispositivo

Anche se le piattaforme software garantiscono una migliore stabilità della trasmissione, spesso sono fonte di grande frustrazione da parte dei loro utilizzatori. Gli spettatori devono infatti installare un nuovo programma sul loro computer o un app sul proprio smartphone con tutte le problematiche che ne derivano. Spesso gli utenti preferiscono infatti rinunciare alla live piuttosto che installare un nuovo programma, causando un grande problema all’organizzatore.

Partendo da questo presupposto è facile capire quanto sia preferibile utilizzare una piattaforma web based, accessibile da un browser qualsiasi (Google Chrome, Safari, Mozilla, Brave, ecc). Questa scelta rende più semplice l’accesso degli utenti alla piattaforma, dato che non è richiesta l’installazione di alcun software.

Funzioni di iscrizione e protezione

Molte piattaforme gratuite hanno delle funzioni limitate per gestire l’iscrizione, che possono rendere difficile l’iscrizione degli utenti.

L’organizzatore dell’evento potrebbe avere bisogno, per esempio, di dati aggiuntivi al momento dell’iscrizione, come numero di telefono, ruolo professionale ed altri “campi dati” più avanzati, non disponibili su tutte le piattaforme. Il nostro consiglio in questi casi è di scegliere una piattaforma che fornisca la possibilità di personalizzare i moduli di iscrizione, utili anche a raccogliere i dati degli utenti per profilarli.

In alcuni casi è necessario che l’iscrizione all’evento sia vincolata all’acquisto di un biglietto. In questo caso, a meno di non voler gestire tutto il processo di iscrizione manualmente o senza garanzie di protezione, è necessario scegliere una piattaforma che consenta l’invio del link d’accesso all’evento solamente dopo l’acquisto. In questo caso le piattaforme disponibili sul mercato sono pochissime, ma fra queste troviamo la piattaforma proprietaria di Stravideo.

Con la nostra piattaforma è infatti possibile automatizzare il processo di acquisto del biglietto e di invio di un link, per consentire solo agli acquirenti di seguire la live.

Layout grafico

Se l’iscrizione all’evento avviene sulla piattaforma, non ci deve essere differenza nell’aspetto grafico: il sito e la piattaforma devono sembrare la stessa cosa, per non dare l’impressione all’utente di passare da un sito all’altro.

Per fare questo è necessario che la piattaforma dell’evento fornisca la possibilità di modificare il layout grafico in tutte le sue parti:

• colori
• logo
• font
• ecc..

In questo caso parliamo di una piattaforma “white label”, ovvero di una piattaforma che offre un “foglio bianco” riempibile con tutte le caratteristiche del brand aziendale che la utilizza.

Numeri e dati da raccogliere

Durante e dopo l’evento è possibile raccogliere diversi dati riguardo i partecipanti:

• la lista dei partecipanti,
• quanto tempo ogni singolo partecipante è stato collegato,
• quali sono stati i momenti in cui tante persone hanno abbandonato la diretta,
• quali sono stati i momenti che hanno registrato un picco di partecipanti,
• ecc.

Tutti questi dati sono utili per l’organizzatore che vuole capire come migliorare il proprio evento. Ma possono essere utilizzati anche dai venditori e i commerciali dell’azienda che vogliono selezionare le persone di maggior interesse da richiamare.

Una piattaforma professionale deve fornire tutte queste opzioni di analisi dati senza alcuna limitazione.

Interazione dei partecipanti

Come abbiamo già detto in precedenza, non sempre è semplice per lo spettatore interagire con i docenti. Alcune piattaforme di videoconferenza non prevedono un’opzione semplice per ottenere questo risultato. Ed è in questo contesto che entrano in gioco le piattaforme professionali per il live streaming.

Anche in questo caso abbiamo almeno due possibilità, per l’utente, di fare domande ai relatori:

• Domande tramite chat
• Domande tramite modulo 

I messaggi sulla chat, se ci sono tante persone connesse, spesso sono difficili da seguire e richiedono una persona addetta alla moderazione. Le chat sicuramente servono a far vedere che ci sono tante persone connesse, ma spesso queste persone distraggono gli utenti connessi, mentre parlano del più o del meno.

Meglio piuttosto utilizzare un modulo per le domande, dove chiunque può porre i propri quesiti. Tutte le domande così arrivate vengono raccolte in un’area riservata, dove il relatore o un membro della regia può selezionare quelle migliori e scegliere di mandarle in onda.

Call to action di marketing e vendita

Nella prospettiva di realizzare un evento con finalità di marketing e vendita è necessario che la piattaforma offra la possibilità di gestire le “call to action”.

In sintesi la “call to action” è un pulsante contenente un link ad un prodotto o ad una pagina di vendita, che l’organizzatore può far comparire in un momento qualsiasi della diretta.

In questo modo è possibile coordinare le parole dello speaker con varie call to action, dando la possibilità all’utente connesso di finalizzare un acquisto o richiedere informazioni.

Possibilità di fare sondaggi

Per combattere l’effetto noia che può colpire gli spettatori è necessario mantenere alta la loro attenzione.

Per farlo esistono varie strategie di intrattenimento e di public speaking ma, senza entrare in discorsi complessi, è possibile ottenere lo stesso risultato semplicemente facendo delle domande al pubblico e chiedendogli di rispondere ad un sondaggio come questo:

“Vi è mai capitato di avere questo problema?”

• “Mai”
• “Ogni tanto”
• “Molto spesso”

I sondaggi offrono la possibilità di mantenere viva l’attenzione degli spettatori, chiedendogli un coinvolgimento minimo a cui devono rispondere.

Controllo degli accessi

La piattaforma di live streaming deve essere in grado di inviare il link per accedere all’evento ogni volta che un nuovo utente si registra.

L’email che invia questo link deve essere personalizzabile, in linea con le esigenze dell’organizzatore dell’evento.

Il link inoltre deve poter essere condiviso, se l’organizzatore vuole dare la possibilità anche agli utenti non registrati di seguire l’evento, o essere “chiuso” e non condivisibile, se l’organizzazione vuol far accedere all’evento solamente gli utenti iscritti.

In questo secondo caso parliamo di un link univoco, creato in maniera automatica per ogni singola persona e in grado di far accedere unicamente le persone autorizzate.

Email di promemoria per l’evento

Oltre all’email di conferma d’iscrizione all’evento, l’organizzatore deve avere la possibilità di inviare email successive a tutti gli utenti iscritti, sia prima che dopo l’evento.

A seconda delle esigenze in questo modo è possibile inviare materiale aggiuntivo, ulteriori email di promemoria per aumentare i partecipanti alla diretta, ma anche email di vendita da inviare al termine dell’evento.

In tutti i casi queste email devono essere personalizzabili con i loghi e i colori del brand.

Conclusione

Scegliere una piattaforma per il proprio evento o live streaming non è affatto semplice come può sembrare. I fattori da considerare cambiano da evento ad evento ma, in linea generale, è sempre preferibile scegliere una piattaforma che offra il maggior numero possibile di opzioni di personalizzazione, in modo da non rischiare mai di farsi trovare impreparati.

Stravideo, negli ultimi anni ha creato e perfezionato la propria piattaforma proprietaria, in grado di offrire la migliore esperienza possibile per organizzatori e partecipanti.

Se vuoi scoprire tutte le funzionalità e vederla in azione mettiti in contatto con noi oggi stesso!