5 Errori strategici che commette chi organizza un evento di formazione

Organizzare eventi di formazione è un’attività che richiede molta attenzione e cura, dato che anche un piccolo errore può compromettere la buona riuscita dell’intera operazione, soprattutto se stai organizzando la prima edizione del tuo evento.

Gli errori che è possibile commettere sono tantissimi, ma in questo articolo ne vedremo solamente 5: quelli che riteniamo possano fare la differenza fra il successo e il fallimento.

Errore 1: Scegliere la città sbagliata

La scelta della città in cui si svolgerà l’evento è un aspetto fondamentale da considerare, fin dall’inizio.

La città scelta deve essere facilmente raggiungibile da tutti i partecipanti, sia che si tratti di un evento nazionale o internazionale.

Quindi meglio scegliere una città situata nella zona “centrale” dell’Italia o in quelle più intermedie, evitando le zone più estreme, ai confini. Anche se la scelta della città dipende anche dal nostro pubblico di riferimento.

In ogni caso la città dovrebbe essere raggiungibile facilmente con i mezzi di trasporto.

Inoltre, la città deve avere strutture adeguate per ospitare l’evento, come sale conferenze, alberghi e ristoranti.

Tuttavia, spesso gli organizzatori di eventi di formazione si lasciano influenzare da altri fattori, come il costo delle strutture o la disponibilità di alloggi per il personale organizzativo e scelgono una città che potrebbe NON essere la più adatta per i partecipanti.

Questo errore può comportare diversi problemi, come la difficoltà dei partecipanti nel raggiungere la città scelta, il rischio di dover affrontare costi elevati per gli alloggi e la mancanza di strutture adeguate per l’evento.

Per evitare questi problemi è importante che gli organizzatori scelgono la città in modo oculato e consapevole, tenendo conto delle esigenze dei partecipanti e delle caratteristiche della città stessa.

Una città che potrebbe essere adatta per un evento sportivo, potrebbe non esserlo invece per un evento di formazione.

Un ultimo aspetto importante da considerare durante la scelta della città riguarda il periodo dell’anno in cui viene organizzato l’evento.

Se l’evento di formazione si svolge in un mese di bassa stagione turistica, è possibile ottenere prezzi più convenienti per le strutture e i servizi, ma questo potrebbe comportare una ridotta disponibilità di servizi e una minore vivacità della città stessa. Nulla di grave a dirla tutta, a patto di creare un evento orientato alla formazione e non al divertimento.

La location può anche diventare un elemento secondario, se decidiamo di organizzare un evento digitale o ibrido, dove gran parte del pubblico si collega in streaming.

In questo caso sarà sufficiente scegliere una location professionale, come ad esempio uno studio di posa, magari attrezzata con uno schermo ledwall per creare una scenografia adeguata.

Errore 2: Non fare lo streaming

Senza dubbio il live streaming rappresenta una soluzione molto utile per chi organizza eventi, in quanto consente di raggiungere anche le persone che non possono partecipare fisicamente all’evento, ma che vogliono comunque seguire le presentazioni e partecipare alla discussione.

Il live streaming permette di trasmettere in diretta l’evento, consentendo a chiunque abbia una connessione Internet di partecipare all’evento. In questo modo è possibile raggiungere un pubblico più vasto, aumentare l’efficacia dell’evento stesso e la sua appetibilità verso gli spettatori.

Tuttavia, per garantire il successo del live streaming, è importante prendere in considerazione alcuni aspetti.

Prima di tutto, è importante utilizzare una piattaforma di streaming affidabile, in grado di garantire una buona qualità video e audio, oltre ad una connessione stabile e veloce.

Inoltre, è importante prevedere una buona organizzazione tecnica, che identifichi tutte le attrezzature necessarie, come la scelta di una telecamera adeguata o di un microfono di qualità, in modo da garantire una buona esperienza agli spettatori online.

Infine, è importante coinvolgere attivamente anche gli spettatori in streaming, prevedendo la possibilità di inviare domande e commenti in diretta e di interagire con gli altri partecipanti, in modo da garantire un coinvolgimento concreto di tutti i partecipanti.

Errore 3: Non creare materiale di marketing

La creazione di materiale di marketing a partire dalle registrazioni di un evento è un’attività essenziale per chi vuole promuovere l’edizione successiva del proprio evento, utile anche se si vuole semplicemente rafforzare il proprio brand.

È importante, infatti, creare materiali di qualità che possano trasmettere l’esperienza dell’evento e la sua rilevanza, in modo da attrarre nuovi partecipanti e consolidare il rapporto con quelli esistenti.

Tra i principali materiali di marketing che è possibile produrre, troviamo le interviste e i video teaser.

Le interviste permettono di raccogliere le opinioni dei partecipanti e dei relatori dell’evento, fornendo un feedback prezioso per migliorare la qualità dell’edizione successiva. Inoltre, le interviste possono essere utilizzate come testimonianze di successo per promuovere l’evento sui social e sui propri canali di marketing attraverso la voce degli stessi partecipanti.

I video teaser, invece, sono brevi clip video che presentano l’evento in modo accattivante e coinvolgente, suscitando la curiosità dei potenziali partecipanti e invitandoli a partecipare all’edizione successiva. Anche in questo caso possono essere utilizzati sui social, sui siti web e nei canali di marketing.

Inoltre è importante realizzare foto e video che immortalano i momenti salienti dell’evento. Questo materiale può essere utilizzato per creare un album fotografico dell’evento e raccontare l’esperienza dei partecipanti, trasmettendo la passione e l’entusiasmo dell’evento stesso.

Errore 4: Essere convinti di fare il pienone

Non c’è niente di peggio che adagiarsi sui successi precedenti e dare per scontato di avere successo nell’edizione successiva, magari senza cambiare nulla.

Spesso infatti gli eventi di un determinato settore si moltiplicano come funghi, creando una forte concorrenza e richiedendo una maggiore attenzione alla pianificazione e alla promozione da parte degli organizzatori.

È importante comprendere che i partecipanti degli eventi hanno sempre più opzioni tra cui scegliere e programmano le loro partecipazioni con largo anticipo.

Non si possono quindi dare per scontati i risultati dell’anno precedente, ma bisogna lavorare con costanza e pianificazione per garantire il successo dell’edizione successiva.

Per fare ciò, è necessario analizzare i dati raccolti dell’edizione precedente, con un focus particolare sugli interventi che hanno raccolto più successo.

Successivamente occorre monitorare i feedback dei partecipanti e dei relatori, per individuare eventuali punti critici da migliorare. In questo modo, è possibile pianificare un evento sempre più coinvolgente e accattivante, in grado di soddisfare le esigenze dei partecipanti e superare le loro aspettative.

Infine, bisogna considerare che le persone programmano le loro partecipazioni agli eventi con grande anticipo, soprattutto in caso di eventi che richiedono spostamenti o permessi dal lavoro. Pertanto, la promozione dell’evento deve essere realizzata rispettando i tempi necessari al pubblico per prendere una decisione, utilizzando tutti i canali di comunicazione disponibili e lavorando sulla costruzione di un forte network di relazioni e collaborazioni.

Errore 5: Non andare oltre frontiera con relatori internazionali

Un altra strategia vincente per garantire il successo di un evento, spesso però poco considerata, consiste nell’invitare relatori internazionali di fama mondiale.

L’invito di personalità di alto profilo provenienti da altre parti del mondo può infatti fare la differenza tra un evento di successo e uno di scarsa rilevanza.

Invitare relatori internazionali ha numerosi vantaggi, primo fra tutti quello di dare maggiore spessore all’evento, il tutto magari invitando un singolo speaker di grandissima fama.

Grazie alla tecnologia è possibile ospitare relatori internazionali all’interno del proprio evento con grande facilità e senza la necessità di organizzare voli e spostamenti. Con la giusta piattaforma è possibile far collegare queste persone da remoto e, grazie alla traduzione in simultanea, chiunque potrà comprendere i loro insegnamenti, senza dover affrontare costosi spostamenti.

La partecipazione di relatori internazionali può inoltre aprire nuove opportunità di networking e di collaborazione con aziende e organizzazioni provenienti da diverse parti del mondo, contribuendo a consolidare la propria reputazione e ad aumentare la propria visibilità a livello globale.

Per ottenere il massimo dai relatori internazionali, è importante preparare in anticipo la loro partecipazione all’evento. Ciò significa non solo garantire le giuste infrastrutture tecniche, ma anche definire in modo chiaro e preciso gli obiettivi dell’evento, i temi e le questioni da affrontare assieme alle aspettative dei partecipanti.

Inoltre, è fondamentale scegliere relatori che siano in grado di fornire contenuti di alta qualità e che abbiano una grande esperienza nel settore di riferimento. Ciò può essere fatto attraverso una accurata ricerca e selezione, o anche tramite l’aiuto di consulenti e professionisti del settore.

Conclusione

Abbiamo appena visto i 5 errori vitali che occorre evitare durante l’organizzazione di un evento.

Forse l’avrai già notato, ma questi dettagli su cui bisogna porre attenzione vengono tutti decisi nella fase antecedente l’evento. Si tratta insomma di elementi che dobbiamo decidere PRIMA di realizzare l’evento vero e proprio, ed è per questo motivo che è importantissimo curarli con la massima attenzione, altrimenti ce li porteremo dietro per tutto l’evento, senza possibilità di porvi rimedio.

La preparazione iniziale, anche per gli eventi di formazione, è quindi essenziale ed è bene dedicargli il giusto tempo e lavorarci nel migliore dei modi.