Gestione eventi online: come organizzare eventi online di successo

Creare e organizzare un evento digitale di successo è un’impresa ardua se non sai cosa fare, soprattutto se ti affidi ad un partner inesperto, senza una reale specializzazione o senza casi studio utili a dimostrare il suo lavoro.

Sia che tu decida di affidarti ad un’azienda esterna o di organizzare tutto in autonomia, in entrambi i casi è essenziale impostare una strategia di diffusione del tuo evento.

Inizia quindi con il rispondere a queste domande:

• Quali contenuti vuoi diffondere?
• Quale piattaforma o servizio streaming vuoi utilizzare?
• Quale sarà il programma del tuo evento?
• In quali momenti far interagire il pubblico?
• Quanti utenti si collegheranno?

Rispondendo a tutte queste domande (e a molte altre ancora) avrai un’idea dell’evento che andrai ad organizzare e, solo allora, potrai realizzare una pianificazione di successo.

Crea contenuti all’altezza del tuo pubblico

Ogni evento vive grazie a contenuti unici, memorabili e coinvolgenti, creati appositamente pensando al proprio pubblico di riferimento.

Rendere un evento speciale, evitando che gli spettatori connessi si annoino, è un lavoro che può richiedere competenze specifiche e una grande conoscenza del tuo settore di appartenenza.

È possibile costruire una scaletta “dinamica” alternando interventi e pause ricreative, che abbia al suo centro contenuti efficaci, se prima dedichi molto tempo a trovare idee sui contenuti da trasmettere. Prova a pensare a qual è il problema più grande dei tuoi clienti, oppure chiedi al tuo reparto commerciale di elencare le richieste più frequenti che ricevono. Se invece stai iniziando ora a trattare un nuovo argomento e non hai uno storico, pensa alla possibilità di realizzare un sondaggio online per chiedere direttamente al tuo pubblico quali sono i contenuti più interessanti per loro-

Scegli una piattaforma per il live streaming

Una volta stabilito l’evento che vuoi creare è il momento di scegliere la migliore piattaforma live streaming possibile per le tue esigenze. Puoi scegliere fra una delle tante piattaforme presenti sul mercato sottoscrivendo un abbonamento, o scegliere un servizio professionale a cui affidare la gestione dell’intera diretta.

Per quanto riguarda la scelta della piattaforma per la diretta streaming le possibilità sono innumerevoli. In realtà però, tutte queste piattaforme richiedono di adeguarsi alle loro specifiche, mentre ignorano le esigenze del tuo evento specifico.

Al contrario, è necessario individuare una piattaforma in grado di soddisfare esattamente le tue necessità, come ad esempio: la possibilità di proteggere l’accesso con link univoci, o di avere dati di performance dettagliati o ancora di personalizzare i colori e la grafica della piattaforma.

Scegli come trasmettere il tuo evento

Un evento online non è sempre un evento live, infatti esiste la possibilità di trasmettere in live streaming un evento pre-registrato.

Puoi quindi scegliere di diffondere i tuoi contenuti live e permettere all’utente di vedere il tuo evento in tempo reale, mediante un servizio di diretta streaming, o puoi anche scegliere di riprodurre il video di un evento già registrato. Infine è possibile trasmettere un evento “on demand” registrando un evento e rendendolo disponibile quando un utente lo richiede (solitamente dopo un pagamento).

Le varie modalità di erogazione di un evento non sono tutte uguali e comportano diverse modalità di fruizione da parte dell’utente. Se, ad esempio, trasmetti un evento live chiunque potrà fare domande durante la diretta e l’attenzione del pubblico sarà sempre alta, perché l’evento viene seguito in diretta. Al contrario, in un evento registrato, il pubblico non ha la possibilità di fare domande, mentre l’organizzatore ha il vantaggio di produrre il video in assoluta tranquillità.

Scenografia e allestimenti scenici

Quando realizzi un evento online puoi limitarti a metterti seduto alla scrivania ed accendere la telecamera… oppure puoi pensare di creare un’ambiente che faccia da contorno al tuo evento e trasmetta un’idea di professionalità al pubblico che ti sta guardando.

Di fatto, utilizzando apposite attrezzature e appoggiandoti ad una troupe di professionisti, hai la possibilità di realizzare scenografie in qualsiasi location che sceglierai. Non solo: se vuoi andare oltre l’utilizzo di semplici materiali scenici, oggi hai la possibilità di sfruttare la tecnologia ledwall per visualizzare immagini e video di tua scelta sullo sfondo del tuo evento.

Infine, se non hai la possibilità di avere un tuo spazio in cui organizzare l’evento, puoi sempre noleggiare una sala di posa in cui allestire un set con il giusto gioco di luci.

A prescindere dalla tua scelta ricorda che è molto importante utilizzare grafiche e colori che rispettino la brand identity del tuo evento, rendendo vivo il palcoscenico (su cui si muovono i relatori) con arredi appropriati che diano un tocco di brio alla scena in generale. Questo renderà i tuoi contenuti spettacolari e il tuo evento online sarà memorabile.

Coinvolgi i tuoi utenti

Durante tutto l’evento devi costruire dei momenti di interazione per il tuo pubblico. In questo modo hai la possibilità di tenere alta l’attenzione degli spettatori, tramite domande, sondaggi, partecipazione alla diretta ed altri trucchi del mestiere.

Il consiglio è di coinvolgere i tuoi spettatori, facendoli sentire parte attiva dello spettacolo.

Le soluzioni a tal proposito non mancano:

• question time dai ritmi serrati tra relatore e spettatore;
• invio di domande scritte tramite un form;
• accesso alla diretta mediante la webcam del partecipante;
• chat in tempo reale con gli altri partecipanti.

La cosa importante, a tal proposito, è programmare questi momenti di interazione, inserendoli in scaletta e fare in modo che il team che realizza l’evento sia in grado di gestire tutti questi touchpoint per non lasciare i tuoi spettatori senza risposta.

Pianifica tutto nei minimi dettagli

Se vuoi gestire il tuo evento online senza sorprese ed evitando gli errori in cui, tutt’ora, cadono ancora molti esperti del settore, il nostro consiglio è di non dare per scontato nulla e programmare tutto con largo anticipo.

Se hai dei dubbi su come organizzare un evento online, hai sempre la possibilità di richiedere una consulenza specializzata da chi ha fatto dell’organizzazione di eventi di successo il suo mantra.